7 verslo procesai, kuriuos verta automatizuoti pirmiausia

Automatizuoti galima beveik viską, bet ne viskas atsiperka. Geriausias pirmas žingsnis – rasti procesus, kurie kartojasi dažnai, vykdomi pagal aiškias taisykles ir kasdien atima žmonių laiką. Žemiau – septyni dažniausi kandidatai.

1. Sąskaitų faktūrų išrašymas ir apdorojimas

Duomenų perrašinėjimas iš užsakymų į sąskaitas ir iš gautų sąskaitų į apskaitą – klasikinis rankinio darbo šaltinis ir klaidų priežastis. Automatizavus duomenys keliauja tiesiai iš parduotuvės ar CRM į apskaitos sistemą, o darbuotojui lieka tik patikrinti išimtis. Jei gaunamos sąskaitos ateina skirtingais formatais, jas galima nuskaityti naudojant dirbtinį intelektą.

2. Klientų užklausų priėmimas ir paskirstymas

Užklausos ateina iš formų, el. pašto ir socialinių tinklų. Automatizavimas surenka jas vienoje vietoje, priskiria atsakingam žmogui, sukuria užduotį CRM ir išsiunčia klientui patvirtinimą. Taip užklausos nebeužsiguli, o klientas greičiau gauna atsakymą.

3. Periodinės ataskaitos

Jei kas savaitę ar mėnesį kažkas renka skaičius iš kelių šaltinių į „Excel“ lentelę, ataskaitą galima sudaryti automatiškai ir išsiųsti el. paštu ar į pokalbių kanalą. Skaičiai visada būna iš to paties šaltinio ir tuo pačiu formatu.

4. Duomenų sinchronizavimas tarp sistemų

Kai tas pats klientas ar produktas laikomas keliose sistemose, neišvengiama neatitikimų. Sistemų integracija užtikrina, kad pakeitimas vienoje vietoje atsispindėtų visur.

5. Naujų darbuotojų ar klientų priėmimas (angl. onboarding)

Prieigų sukūrimas, pasveikinimo laiškai, dokumentų siuntimas ir užduočių sąrašai gali vykti automatiškai, paspaudus vieną mygtuką. Niekas nepamirštamas, o naujas žmogus pradeda darbą be laukimo.

6. Pranešimai ir priminimai

Neapmokėtos sąskaitos, besibaigiančios sutartys, užstrigę užsakymai – sistema gali pati pastebėti ir priminti, kad niekas nebūtų pamirštas. Tokie priminimai taupo ne tik laiką, bet ir pinigus.

7. Konkurentų ir kainų stebėsena

Rankinis kainų tikrinimas yra lėtas ir nepatikimas. Duomenų rinkimas (web scraping) leidžia automatiškai sekti konkurentų kainas ir prekių likučius, o rezultatus pateikti lentelėje ar pranešimu. Daugiau apie tai – straipsnyje apie kainų stebėseną el. parduotuvėms.

Kaip išsirinkti pirmą procesą

Kiekvienam kandidatui įvertinkite tris dalykus:

1. Dažnumą: kiek kartų per mėnesį procesas vykdomas?
2. Laiką: kiek minučių užtrunka kiekvienas kartas?
3. Klaidos kainą: kiek kainuoja viena klaida?

Padauginkite dažnumą iš trukmės – gausite, kiek valandų per mėnesį galite sutaupyti. Pirmiausia imkitės to, kur sutaupymas didžiausias, o taisyklės – aiškiausios. Kaip paversti tai pinigais, aprašėme straipsnyje apie automatizavimo atsipirkimą.

Ką daryti toliau

Kitame straipsnyje palyginome įrankius: n8n, Make ar individualus kodas. Jei norite, kad padėtume išsirinkti ir įgyvendinti, susisiekite su mumis.