Sąskaitų ir dokumentų apdorojimo automatizavimas su AI

Daugelyje įmonių yra darbuotojų, kurie kasdien atidaro PDF failus, ieško sąskaitos numerio, sumos ir tiekėjo, o tada perrašo juos į apskaitos programą. Tai lėtas, nuobodus ir klaidoms imlus darbas. Dokumentų apdorojimas yra viena iš sričių, kur dirbtinis intelektas (AI) pastaraisiais metais padarė didžiausią pažangą.

Kodėl senieji sprendimai veikė prastai

Anksčiau dokumentų atpažinimo sistemas reikėjo „mokyti“ kiekvienam tiekėjo šablonui atskirai. Pasikeitus sąskaitos išvaizdai, sprendimas nustodavo veikti. Šiuolaikiniai kalbos modeliai supranta dokumento prasmę, todėl gali rasti sumą ar datą net ir tada, kai dokumentas atrodo kitaip nei anksčiau.

Kokias užduotis galima automatizuoti

• Sąskaitų faktūrų duomenų ištraukimas: tiekėjas, numeris, data, suma, PVM, mokėjimo terminas.
• Sutarčių apžvalga: terminų, sumų, šalių ir svarbių sąlygų išrinkimas.
• Laiškų ir priedų rūšiavimas: užklausų, skundų, sąskaitų ir kitų laiškų atskyrimas.
• Pirkimo užsakymų apdorojimas: užsakymo eilučių perkėlimas į užsakymų sistemą.
• Dokumentų klasifikavimas: kiekvienas gautas failas pažymimas tipu ir nukreipiamas atsakingam žmogui.

Kaip atrodo veikiantis procesas

1. Gavimas. Dokumentai atkeliauja iš el. pašto, bendro aplanko ar įkėlimo formos.
2. Teksto atpažinimas. Jei dokumentas yra nuotrauka ar skenuotas failas, pirmiausia atpažįstamas tekstas (OCR).
3. Duomenų ištraukimas. Kalbos modelis randa reikalingus laukus ir pateikia juos struktūrizuota forma.
4. Tikrinimas. Sistema patikrina logiką: ar sumos sutampa, ar PVM apskaičiuotas teisingai, ar tiekėjas jau yra sistemoje.
5. Patvirtinimas. Įprasti dokumentai keliauja toliau, o abejotini perduodami žmogui peržiūrėti.
6. Įrašymas. Duomenys automatiškai patenka į apskaitos ar kitą jūsų sistemą.

Svarbiausias žingsnis – ketvirtas. Patikimas sprendimas ne tik „skaito“ dokumentą, bet ir patikrina, ar rezultatas turi prasmę.

Kodėl žmogus vis tiek reikalingas

AI retkarčiais suklysta, todėl pradžioje verta, kad kiekvieną rezultatą peržiūrėtų žmogus. Laikui bėgant, kai matote, kad tam tikro tipo dokumentai apdorojami teisingai, galima automatiškai patvirtinti tik tuos atvejus, kuriuose sistema „tikra“ ir visi patikrinimai sėkmingi. Taip išvengiama brangių klaidų ir kartu išlaikomas didžiausias laiko sutaupymas. Bendresnį požiūrį aprašėme straipsnyje apie AI integraciją į verslo procesus.

Kaip išmatuoti naudą

Prieš diegdami užsirašykite:

• kiek dokumentų per mėnesį apdorojama;
• kiek laiko užtrunka vienas dokumentas;
• kiek klaidų randama vėliau.

Po paleidimo palyginkite tuos pačius rodiklius. Kaip paversti tai į pinigus, aprašėme straipsnyje apie automatizavimo atsipirkimą.

Duomenų saugumas

Sąskaitose ir sutartyse yra jautrios informacijos, o kartais ir asmens duomenų. Todėl prieš pasirenkant AI paslaugos teikėją reikia aiškiai žinoti, kur duomenys apdorojami, kiek laiko saugomi ir ar jie naudojami modelio mokymui. Laikykitės mažiausių teisių principo: sistema turi prieigą tik prie tų dokumentų ir duomenų, kurių jai reikia.

Nuo ko pradėti

Pasirinkite vieną dokumento tipą (pavyzdžiui, gaunamas sąskaitas faktūras), surinkite 50–100 tikrų pavyzdžių ir išbandykite, kiek laukų sistema nustato teisingai. Tik tada jungkite prie apskaitos sistemos. Kitus procesus, kuriuos verta automatizuoti, rasite straipsnyje 7 verslo procesai, kuriuos verta automatizuoti pirmiausia.

Norite automatizuoti dokumentų apdorojimą? Aprašykite savo atvejį – įvertinsime, ar sprendimas atsipirks, ir pasiūlysime pirmą žingsnį.